Como usar o Prospector

O Prospector encontra empresas que podem comprar de você, organiza esses contatos e conversa com eles por WhatsApp e e-mail — de forma automática, no ritmo que você definir.

Todo o trabalho segue sempre a mesma ordem:

1. Prospecção — você descreve o cliente que procura e o sistema traz as empresas.
2. Fila de disparo — você escolhe quais desses contatos quer abordar.
3. Automação — o sistema envia as mensagens sozinho, respeitando horário e ritmo.
4. Conversas — quem responder aparece para você atender.
5. CRM Leads — você move o contato pelo funil até fechar a venda.

Roteiro do primeiro dia

1. Conecte um número de WhatsApp na aba WhatsApp.
2. Escreva pelo menos duas mensagens diferentes na mesma aba.
3. Faça uma busca pequena na aba Prospecção — comece com 10 empresas.
4. Confira os contatos que chegaram e envie alguns para a fila de disparo.
5. Ligue a automação e acompanhe pelo registro de atividade.

É a tela de abertura. Ela responde duas perguntas diferentes, e por isso está dividida em blocos.

Resultado Comercial

A parte de cima traz contagens: quantos leads entraram, quantos foram contatados, quantos responderam, quantas reuniões aconteceram e quantas vendas fecharam.

A parte de baixo traz taxas — o que essas contagens significam quando comparadas entre si. Cada taxa é medida sobre a etapa anterior do funil, e é isso que aponta onde você está perdendo:

• Taxa de resposta baixa — o problema está na mensagem ou na lista.
• Resposta → reunião baixa com resposta alta — o interesse existe, mas o que se fala depois não converte.
• Reunião → venda baixa com reunião alta — o problema é oferta, preço ou qualificação.

O cartão Onde o funil mais perde já faz essa leitura para você: aponta a menor das três taxas e sugere o que revisar primeiro.

O filtro de período

Os botões 7 dias, 30 dias, 90 dias, 6 meses, 1 ano e Tudo selecionam os leads que entraram naquela janela — e mostram o que aconteceu com eles.

Outros blocos

• Autonomia da fila — quantos dias de trabalho existem na fila, no seu ritmo atual. Caindo para perto de zero, é hora de prospectar de novo.
• Pulso do Motor — se a automação está rodando agora, quantos leads esperam e quanto já saiu hoje.
• Performance A/B/C — qual das suas mensagens traz mais resposta.
• Conversão por Nicho — em qual segmento o seu discurso funciona melhor.
• Desempenho da Equipe — o mesmo funil, pessoa por pessoa. Visível apenas para quem administra a conta.

Todo número aqui é lido da sua operação no momento em que a tela abre. Onde aparece um traço (—), significa que ainda não há dado suficiente para aquela conta — o que é diferente de zero.

É onde os contatos nascem. Existem dois caminhos, escolhidos nos botões do topo do painel Quem é seu Cliente.

Prospecção Completa

O caminho recomendado. Você descreve o perfil da empresa e o sistema busca nos dados oficiais, confirma no mapa e ainda varre o site da empresa para completar as informações.

Os três campos que definem a busca:

• Nicho do Catálogo — o ramo de atuação.
• Estado (UF) — onde procurar.
• Limite Máx. — quantas empresas trazer nesta busca.

Refinar busca — opcionais, estreitam o resultado:

• Subnicho — a especialidade dentro do ramo (ex.: Pediatria, dentro de Saúde).
• Município — deixe vazio para buscar o estado inteiro.
• Regime Tributário — MEI ou Simples Nacional.
• Porte da Empresa — micro, pequena ou média/grande.
• Contato — trazer só quem tem telefone e/ou e-mail.

Filtros de Alto Valor — clique para abrir. Separam empresa com estrutura de empresa de fachada: capital social, matriz ou filial, e idade da empresa.

Prospecção por CNPJ

Para quando você já tem a lista de empresas. Cole os CNPJs — um por linha ou separados por vírgula, até 200 por vez — e o sistema busca os dados de cada um.

Depois da busca

O painel Informações da Prospecção explica, em português, o que houve com cada empresa encontrada: quantas entraram na sua lista e por que as outras ficaram de fora (sem WhatsApp, já existentes na sua base, situação cadastral).

Os contatos aparecem em cartões abaixo. Dali você pode abrir os detalhes, excluir, ou enviar para a fila de disparo de WhatsApp ou e-mail.

Automação de Prospecção

Faz a mesma busca sozinha, nos dias e no horário que você marcar, usando os filtros que já estão preenchidos acima. Escolha os dias, o horário e clique em salvar.

Situação da Prospecção

O painel lateral mostra o consumo do seu plano em tempo real: quando foi a última busca, quantas você fez hoje, quantos leads ainda cabem no ciclo e quando a automação roda de novo.

É o quadro do seu funil. Cada coluna é uma etapa, e cada cartão é um contato. Arraste o cartão de uma coluna para outra conforme a conversa evolui.

Como usar no dia a dia

1. Abra o cartão para ver os dados da empresa, o histórico e as anotações.
2. Mova o cartão assim que algo mudar — é o que mantém o Dashboard correto.
3. Marque a venda quando fechar. É o que alimenta as taxas de conversão.

Etiquetas

Você pode pendurar etiquetas nos contatos para marcar situações ("quer proposta", "sem orçamento", "retornar depois"). O catálogo de etiquetas disponíveis é definido na aba Configurações.

Reúne num lugar só as respostas que chegaram por WhatsApp e por e-mail. A lista da esquerda mostra os contatos; clique em um para abrir a conversa e responder.

• Conversas com mensagem nova aparecem destacadas.
• As conversas ficam agrupadas pelo número que as recebeu, quando você tem mais de um conectado.
• O campo de busca no topo encontra por nome do contato.

Ligar e desligar

O interruptor à esquerda liga o envio automático. Ao lado dele, o resumo Como deixar a automação pronta mostra os quatro passos e quais já estão em dia. O motor só liga com os três primeiros resolvidos:

1. Um WhatsApp conectado e ativo para a automação.
2. Pelo menos duas mensagens diferentes ativas.
3. Pelo menos um lead na fila de disparo.

Desligado, nada é enviado — os leads apenas ficam esperando na fila.

Configuração de Fluxo

• Tempo entre um envio e outro no WhatsApp — o sistema sorteia um tempo dentro dessa faixa a cada mensagem. Faixa mais larga é mais imprevisível e mais segura para o número.
• Janela de expediente — fora dela nada sai; os leads voltam a sair sozinhos no próximo horário.
• Proteção anti-spam — quantos dias esperar antes de falar de novo com o mesmo contato.

Mensagens de Envio

Você pode ter até cinco mensagens. O sistema reveza entre as ativas a cada envio, porque repetir o mesmo texto para muita gente é o padrão que denuncia um robô.

Use as variáveis (nome, cidade, nicho, endereço, site) para cada mensagem chegar personalizada. O preview mostra como ela vai ficar.

WhatsApp Conectados

Lista os números disponíveis para a automação. Com mais de um conectado, o sistema reveza entre eles — o volume se divide e nenhum número carrega a conta sozinho.

Aquecimento: número novo começa com um teto baixo de mensagens por dia, que sobe sozinho ao longo de cerca de 30 dias. Não force volume no início — é a principal causa de bloqueio.

Saúde: quedas de conexão reduzem a saúde do número. Abaixo de certo ponto o teto diário cai pela metade; mais abaixo, o número é pausado por 24h. Recupera sozinho mantendo o celular conectado.

Monitor de Performance e Registro

O monitor mostra leads prospectados e mensagens enviadas em três janelas: hoje, últimos 7 dias e últimos 30 dias. Abaixo, a fila de disparos, de onde você pode remover um lead.

O Registro de Atividade lista tudo que o motor fez, do mais recente para o mais antigo. É onde se descobre por que uma mensagem não saiu. Ele vale para a sessão aberta — use Baixar CSV se precisar guardar.

Existem duas formas de o sistema enviar pelo WhatsApp, e a escolha é por número.

As duas formas, lado a lado

• Não Oficial — a conexão por QR code, como o WhatsApp Web. Não custa nada por mensagem, aceita texto livre e é o que a prospecção fria usa.
• Meta Oficial — a conta da sua empresa na plataforma da Meta. Dá o selo de empresa verificada e mais estabilidade, mas a Meta cobra por mensagem entregue e, fora da janela de 24 horas, só permite enviar modelos aprovados por ela. A partir de 1º de outubro de 2026 a cobrança alcança também as respostas de atendimento dentro da janela — ver Sobre o custo, mais abaixo.

Antes de começar, você precisa ter

• O adicional Meta Oficial contratado no seu plano.
• Ser administrador da Conta Comercial da sua empresa na Meta.
• Conseguir receber SMS ou ligação no número — a Meta confirma a posse com um código.

Parte 1 — Preparar a conta na Meta

1. Acesse developers.facebook.com/apps e clique em Criar aplicativo.
2. Escolha o caso de uso "Conectar-se a clientes pelo WhatsApp" e conclua o assistente.
3. No aplicativo criado, abra WhatsApp → Configuração da API e vincule a sua Conta do WhatsApp Business.

Parte 2 — Registrar o número

1. Libere o número no celular. Se ele estiver no WhatsApp ou no WhatsApp Business, desligue a confirmação em duas etapas e apague a conta daquele número dentro do aplicativo. Sem isso a Meta recusa o registro.
2. Em business.facebook.com/wa/manage/phone-numbers (WhatsApp Manager → Ferramentas da conta → Números de telefone), adicione o número e confirme o código recebido por SMS ou ligação.
3. Defina um PIN de 6 dígitos (confirmação em duas etapas da plataforma). Guarde-o: é ele que a Meta pede a cada novo registro do número.

Parte 3 — Copiar os dois identificadores

Na tela WhatsApp → Configuração da API do seu aplicativo, os dois aparecem lado a lado. Os dois são apenas números:

• ID do número de telefone — no seletor do número remetente ("De").
• ID da conta do WhatsApp Business — logo acima, no painel da conta.

Parte 4 — Gerar o token de acesso

O token que aparece na tela de Configuração da API é temporário (vale 24 horas) e não serve para envio contínuo. O definitivo é gerado assim:

1. Abra business.facebook.com/settings e vá em Usuários do sistema.
2. Clique em Adicionar, dê um nome e crie o usuário.
3. Clique em Adicionar ativos e conceda controle total em dois lugares: no aplicativo criado na Parte 1 e na conta do WhatsApp.
4. Clique em Gerar token, escolha o aplicativo e marque as três permissões de mensagens, de gerenciamento do WhatsApp e de gerenciamento do negócio.
5. Escolha a validade "Nunca expira" e copie o token.

Parte 5 — Conectar no Prospector

Existem dois caminhos, dependendo da sua situação:

Número novo, já registrado na Meta:

1. Vá na aba WhatsApp e clique em Conectar número.
2. Escolha API Oficial da Meta.
3. Preencha o apelido e os três dados: ID do número, ID da conta e token.
4. Clique em Conectar conta Meta.

Número que já está conectado aqui como Não Oficial:

1. No cartão do número, clique em Migrar para Meta Oficial.
2. Confirme o aviso. O sistema desconecta o número sozinho — a sessão cai na hora e as conversas em andamento por ele param até a migração terminar.
3. Faça as Partes 2 a 4 acima, se ainda não tiver feito.
4. Preencha os três dados e confirme.

Em qualquer um dos caminhos, os dados são conferidos com a Meta antes de salvar. Se algo estiver errado, o erro aparece na hora — e não semanas depois, na primeira tentativa de envio.

Depois de conectado

O cartão do número passa a mostrar as regras deste canal e os modelos de mensagem da sua conta na Meta: quais estão aprovados, quais estão em análise e quais foram recusados.

• Dentro de 24 horas da última mensagem do cliente, você envia texto livre. A janela reabre e recomeça a cada nova mensagem que a pessoa manda.
• Fora de 24 horas, só modelo aprovado — é o caso de toda prospecção fria.

Sem nenhum modelo aprovado, o número só consegue responder quem escreveu recentemente. Os modelos são criados no painel da Meta, e a análise dela leva até 24 horas.

Sobre o custo

A Meta cobra por mensagem entregue, com valor que varia conforme a categoria da mensagem e conforme o país de quem recebe. Mensagem que falha não é cobrada.

São quatro categorias na sua fatura:

• Marketing — oferta, promoção, convite, retomada de contato. É a categoria da prospecção fria, e a mais cara.
• Utilidade — aviso sobre algo que a pessoa já contratou ou pediu: confirmação, atualização de pedido, lembrete de agendamento.
• Autenticação — código de verificação. O Prospector não usa esta categoria.
• Atendimento — a mensagem de texto livre que você escreve respondendo a alguém dentro da janela de 24 horas. É a que você mais usa no dia a dia da aba Conversas.

O que muda em 1º de outubro de 2026

Duas coisas que hoje são gratuitas passam a ser cobradas nessa data. Vale a pena entender antes, porque muda a conta de quem responde muito:

• Mensagem de atendimento passa a ser cobrada. Toda resposta em texto livre dentro da janela de 24 horas — exatamente o que você faz na aba Conversas — passa a ter custo por mensagem. Era gratuita desde novembro de 2024.
• Mensagem de utilidade dentro da janela passa a ser cobrada. Ela era gratuita desde 1º de julho de 2025 quando enviada com a janela aberta. Deixa de ser.

O que não muda: a janela de 24 horas continua existindo e continua sendo o que decide o que você pode enviar — texto livre dentro dela, só modelo aprovado fora dela. O que acaba é a gratuidade, não a regra. E quando a conversa começa por um anúncio Clique para WhatsApp ou por um botão de página do Facebook, a Meta mantém a janela gratuita de 72 horas.

Voltar atrás

É possível voltar o número para o canal Não Oficial pelo próprio cartão. Mas para usá-lo de novo no WhatsApp comum é preciso também removê-lo da plataforma da Meta e parear tudo outra vez pelo QR code.

Ligar e desligar

Como no WhatsApp, o interruptor fica à esquerda e o resumo ao lado mostra o que falta. O motor de e-mail precisa de um remetente ativo e de um modelo ativo para ligar.

Fila e Respostas

As quatro abas são o caminho de um contato neste canal:

• Na fila — esperando a vez.
• Enviados — já receberam.
• Responderam — vale falar com essas pessoas.
• Descadastrados — pediram para sair e nunca mais recebem.

Remetentes

É o endereço de onde os e-mails saem. Cadastre um endereço real da sua empresa e teste a conexão pelo botão da tela.

O painel Proteção do domínio confere três configurações do seu domínio que decidem se o e-mail chega na caixa de entrada ou no spam. Elas não impedem o envio — melhoram muito a entrega. O botão Como configurar explica cada uma.

Identidade visual

Logo e rodapé são aplicados a todos os e-mails. Vale preencher: mensagem sem identidade e sem assinatura parece disparo automático. O link de descadastro é sempre incluído — é exigência de lei.

Modelos e ritmo

Como no WhatsApp, o sistema reveza entre os modelos ativos. O bloco Ritmo de envio define intervalo entre envios, teto diário, janela de horário e a carência antes de falar de novo com o mesmo contato.

Membros e convites

Cada pessoa entra por convite e usa o próprio acesso. Nunca compartilhe senha: o registro de quem fez o quê depende de cada um ter o seu.

• Suspender tira o acesso na hora e pode ser desfeito. Os contatos da pessoa continuam na empresa.
• Remover é definitivo.
• Convites têm prazo de validade — depois disso o link para de funcionar, e é preciso convidar de novo.

Carteira privada

A chave Consultores veem só os próprios leads muda o que a equipe enxerga. Ligada, cada consultor vê apenas os contatos atribuídos a ele; você, como responsável pela conta, continua vendo tudo.

Permissões

Cada chave libera uma ação para todos os consultores, não para um só. Elas nascem desligadas de propósito: é mais seguro liberar o que a operação precisa do que descobrir depois que alguém podia apagar ou exportar dados.

• Instâncias WhatsApp — a mesma lista de números da aba WhatsApp, com os controles de teste e de exclusão. Excluir aqui apaga o cadastro; para só parar de usar sem perder o histórico, desative o número para a automação.
• Horário de Envio Automatizado — a janela em que o motor de WhatsApp dispara sozinho. Fora dela os leads apenas aguardam.
• Alertas — quais avisos aparecem no sino do menu. Desligar um alerta não impede o evento, só o aviso. Os de alto volume são agrupados por hora para o sino continuar legível.
• Buscas Vigiadas — monitores que vigiam um nicho sozinhos e avisam quando aparece empresa nova. Diferente da Automação de Prospecção, que repete a sua busca no horário marcado.
• Tags do Funil — o catálogo de etiquetas disponíveis no CRM. Apagar uma etiqueta aqui a remove de todos os contatos que a usavam, e isso não volta.
• Lista Negra — contatos que nunca devem receber mensagem. Você pode adicionar manualmente ou importar uma lista.
• Tokens de API e Webhooks — para integrar o Prospector a outro sistema seu. Disponíveis conforme o plano.
• Minha Assinatura — plano contratado, consumo e cobrança.

A busca não trouxe nenhuma empresa

Quase sempre é filtro demais. Tire um por vez — comece pelo município e pelos Filtros de Alto Valor. O painel de informações abaixo da busca explica o motivo de cada empresa ter ficado de fora.

A automação não liga

O resumo ao lado do interruptor mostra o que falta. Os três requisitos são: um número conectado e ativo, pelo menos duas mensagens ativas, e pelo menos um lead na fila.

As mensagens pararam de sair

Confira, nesta ordem:

1. O motor está ligado?
2. Está dentro da janela de horário configurada?
3. O número atingiu o teto do dia? (número novo tem teto baixo por causa do aquecimento)
4. O Registro de Atividade diz o motivo — é o lugar certo para essa resposta.

O Dashboard mostra números menores do que eu esperava

Reuniões e vendas saem do funil no CRM. Se os cartões não forem movidos de coluna, esses números não sobem. Confira também o período selecionado no topo do bloco.

Meu número de WhatsApp foi bloqueado

Quase sempre é volume alto cedo demais em número novo, ou texto repetido. Respeite o aquecimento, mantenha pelo menos duas mensagens diferentes ativas e evite intervalos muito curtos entre envios.

Um contato pediu para não receber mais

Adicione o número ou o e-mail à Lista Negra, em Configurações. No e-mail, quem clica no link de descadastro entra nessa lista automaticamente.